Model en toelichting kantoorhandboek (2026)
Dit is het kantoorhandboek van De Bluts Advocatuur. Het kantoor is zelfstandig gevestigd aan de Dublinstraat 54, 2713 HS Te Zoetermeer, op de tweede etage.
Het is een eenmanskantoor en wordt geleid door de heer mr M (Marco) de Bluts
Het betreft de volgende onderwerpen:
A) de vakbekwaamheid;
B) de kantoororganisatie;
C) de administratie;
D) derdengelden;
E) de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme;
F) het dossier- en zaaksbeheer;
G) informatiemanagement;
H) risicomanagement;
I) cliënt-relatie;
J) belangenverstrengeling.
A) De vakbekwaamheid
mr M. de Bluts is op 27 augustus 1997 beëdigd tot advocaat. Daarvoor heeft hij zeven jaar als bedrijfsjurist gewerkt bij een internationaal opererende handelsonderneming.
Mr M. de Bluts is een procesadvocaat. Hij is veelvuldig op de rechtbanken te vinden.
Zijn rechtsgebieden zijn familierecht, jeugdrecht en civielrecht. Voor elk van deze rechtsgebieden dient hij jaarlijks 10 opleidingspunten te behalen en is geregistreerd in het rechtsgebiedenregister. Daarnaast dient hij deel te nemen aan de kwaliteitstoetsten intervisie, peer review en gestructureerd intercollegiaal overleg en dient daarvoor jaarlijks 8 studiepunten te behalen.
B) De kantoororganisatie
– authenticatiemiddel
Vandaag de dag wordt voornamelijk digitaal geprocedeerd voor wat betreft de indiening van stukken. Mr. M. de Bluts gebruikt daarvoor een Advocatenpas onder auspiciën van de Nederlandse Orde van Advocaten en Digicert+Quo Vadis.
– beroepsaansprakelijkheid
Elke advocaat is verplicht verzekerd tegen beroepsfouten. mr M. de Bluts is verzekerd bij AON in Amsterdam (aon.com). In de polis is een maximum verzekerd bedrag opgenomen van 2,5 mio per gebeurtenis.
– (contante) betalingen
Mr M. de Bluts neemt bij voorkeur geen contante betalingen aan. In uitzonderingsgevallen zal hij contante betalingen aannemen tot een maximum van € 500 per cliënt per jaar.
C) De administratie
De administratie wordt electronisch bijgehouden in een Exact Boekhoudprogramma door een accountant.
Mr. M. de Bluts beschikt over één zakelijke bankrekening op naam van De Bluts Advocaten B.V.
De advocaten voeren een gedegen registratie van uren, declaraties en zaken welke in aanmerking komen voor toevoeging. Deze registratie wordt vastgelegd in een administratiesysteem. Het administratiesysteem biedt de mogelijkheid om te zien of door cliënten en andere partijen aan hun betalingsverplichtingen is voldaan. De administratie is vastgelegd in het Exact Boekhoudprogramma.
De urenadministratie is vastgelegd in programma Legal Sense. In dat programma wordt dagelijks in elke zaak de gewerkte tijd in eenheden van 6 minuten bijgehouden.
In zaken op basis van gesubsidieerde rechtsbijstand zendt mr M. de Bluts een nota voor de door de Raad voor rechtsbijstand vastgestelde eigen bijdrage en de aan derden verschuldigde kosten zoals griffierechten en leges.
In betalende zaken hanteert mr. M. de Bluts een uurtarief of in overleg een vast bedrag. Het uurtarief varieert van € 134 ex btw tot € 185 ex btw en wordt per zaak besproken. Over het algemeen wordt 1 maal per maand een declaratie gezonden.
D) Derdengelden
Het kantoor beschikt niet over een derdengelden rekening.
E) Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
Mr M. de Bluts volgt jaarlijkse cursussen teineinde te voldoen aan het bepaalde in de Wwft ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), onderdeel iii. De zaken die mr M. de Bluts behartigt vertonen geen raakvlakken met de in de WWFT gemelde situaties. In geval van gerede twijfel wordt de orde van advocaten om advies verzocht.
F) Dossier- en zaaksbeheer
Fysieke dossiers worden na gebruik door de advocaat opgeborgen in de dossierkast die op slot gaat. Dit gebeurt in ieder geval aan het einde van een werkdag. De dossierkast bevindt zich in een ruimte die enkel toegankelijk is voor mr. M. de Bluts.
Alle dossiers worden op dezelfde wijze ingedeeld. Hierdoor is het mogelijk om snel relevante informatie te vinden over een bepaalde zaak. De advocaat is verantwoordelijk voor de indeling en volledigheid.
Het is belangrijk dat door de bij de opdracht betrokken personen gemakkelijk (digitaal) in de dossiers gezocht kan worden. Het dossier is te allen tijde up-to-date. Na de financiële afhandeling van een zaak wordt het dossier opgeschoond en opgeborgen in het archief.
Bewijsvoering:
De advocaat legt gemaakte afspraken en gevoerde gesprekken schriftelijk vast in het dossier van de cliënt. Uiteraard voegt de advocaat ook processuele stukken en bewijsstukken aan het dossier toe. Dit is van belang voor eventuele bewijsvoering, maar ook voor het geval een andere advocaat de zaak dient waar te nemen.
Communicatie:
Processtukken worden aan het dossier toegevoegd. Een kopie hiervan wordt zo spoedig mogelijk toegezonden aan de cliënt. Indien nodig wordt de cliënt tijd geboden om de stukken door te nemen en goed te keuren. De cliënt wordt de mogelijkheid geboden contact op te nemen als er sprake is van onduidelijkheden.
Bereikbaarheid:
Mr M. de Bluts is telefonisch moeilijk bereikbaar vanwege de drukke procespraktijk en omdat hij niet over een separaat secretariaat beschikt. Elders op de website staat dat hij per email bereikbaar is.
Aan iedere cliënt wordt uitgelegd dat de bereikbaarheid vanwege de praktijk op deze wijze plaatsvindt.
De contactgegevens van het kantoor staan gepubliceerd op onze website, op ons briefpapier, op de visitekaartjes en in de online telefoongids. De contactgegevens worden actueel gehouden.
De advocaat spant zich ervoor in zaken tijdig af te handelen. Het agendasysteem in Outlook is op zodanige wijze ingericht, dat kan worden gewaarborgd dat termijnen niet worden overschreden.
Openingstijden:
Het kantoor is van maandag tot en met vrijdag geopend voor cliënten van 09.00 uur tot 17:00 uur zowel fysiek als telefonisch/per email.
Waarneming:
In geval van (plotselinge) afwezigheid van mr M. de Bluts wordt de cliënt schriftelijk op de hoogte gesteld over langdurige of permanente vervanging door een andere advocaat in een zaak.
De zaken van mr. M. de Bluts worden bij langdurige ontstentenis waargenomen door:
mw mr C.S. Ganga, advocaat te Zoetermeer, CSG Advocatuur, Boerhavelaan 40, 2713 HX Zoetermeer, 079-2033040. (Ganga@csgadvocatuur.nl), en
dhr. mr M. de Boorder, advocaat te Den Haag, Benoordenhoutseweg 23, postbus 17160, 2502 CD Den Haag, 070-3388027, info@deboorderadvocaat.nl)
Contactpersoon igv ontstenenis of calamiteiten is mw. S.A. Jahangier, Invite Coaching Zoetermeer, 06 – 14 905 594
Afsluiting en bewaren dossiers:
Het dossier van een cliënt wordt als afgesloten aangemerkt zodra de laatste financiële afhandeling heeft plaatsgevonden. Voordat het dossier kan worden gearchiveerd wordt het dossier opgeschoond. Stukken worden indien nodig in de financiële administratie opgenomen of aan de cliënt retour gezonden of afgehaald. Alle dossiers die worden aangelegd worden op overzichtelijke en alfabetische wijze bewaard in het archief. Er wordt aan de cliënt medegedeeld dat het dossier gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn van 7 jaar zal worden gearchiveerd.
G) Informatiemanagement
Het informatiemanagement ten behoeve van emails en IT-Beveiliging is in handen van TPM groep in Zoetermeer (info@tpmgroep.nl).
Beheer Website is in handen van De Idee (info@deidee.nl).
Automatiseringsverantwoordelijke intern:
Binnen het kantoor is mr M. de Bluts de automatiseringsverantwoordelijke. Hij is zowel intern als extern het aanspreekpunt voor alle zaken rondom automatisering. Hij is tevens verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de automatisering inclusief de beveiligingssoftware en het beveiligingsbeleid.
De meest voorkomende vormen van cybercrime waar `het kantoor mee te maken kan krijgen zijn:
- besmetting met ransomware (zoals cryptolockers), waarbij het kantoor ‘losgeld’ dient te betalen om opnieuw toegang te krijgen tot de ‘gegijzelde’ systemen of informatie;
- datadiefstal;
- wachtwoorddiefstal (voor bemachtiging of doorverkopen van data);
- manipulatie van financiële transacties;
- afluisteren;
- het toegankelijk maken van het systeem voor vervolgaanvallen
- verstoring van technologie.
Het netwerk, en alle apparaten binnen kantoor zijn adequaat beveiligd, en informatie wordt beveiligd opgeslagen. Verder is ervoor gezorgd dat onbevoegden geen toegang hebben tot vertrouwelijke gegevens. Alle dossier staan “in the cloud”. Toegang is slechts mogelijk met een wachtwoord dat mr M. de Bluts allen kent en dat tevens bekend gemaakt is aan de hier genoemde waarnemers.
Geïnstalleerde software wordt zo goed mogelijk up-to-date gehouden en er wordt prioriteit gegeven aan beveiligingsupdates.
Communicatie per WhatsApp wordt beperkt tot algemeenheden.
Waarborgen:
Dataverkeer wordt door firewalls, speciale antivirus- en antispyware software zo goed mogelijk gecontroleerd op virussen, spyware, ransomware en soortgelijk ongerief. Gevoelige informatie wordt altijd beschermd met een login. Bij het versturen of ontvangen van persoonsgegevens of bij het inloggen op systemen wordt uitsluitend gebruik gemaakt van een versleutelde verbinding.
Informatiebeveiligingsincident:
Zodra het kantoor wordt geconfronteerd met een informatie-beveiligingsincident wordt TPM ingeschakeld.
Disclaimer:
In alle uitgaande berichten via de e-mail is een disclaimer opgenomen. Daarvoor is een standaard bericht opgesteld dat verschijnt wanneer een nieuw bericht wordt verzonden.
Back-up, recovery en datalekken worden geregeld door TPM.
H) Risicomanagement
Gebouwen en inventaris
Het kantoor Dublinstraat 54 in Zoetermeer is onderdeel van een appartementencomplex. Het gebouw is verzekerd tegen de gebruikelijke risico’s.
ICT
Digitale informatie is terug te halen. Stukken uit fysieke lopende dossiers zijn ook gedigitaliseerd en niet definitief verloren.
Beveiliging
Bij de deur aan het complex hangen camera’s waarop te zien is wie zich aandient. Dan beslist mr M. de Bluts of de deur electronisch wordt geopend.
I) Relatie met de cliënt
Voor de relatie tussen advocaat en cliënt in het algemeen wordt verwezen naar de gedragsregels, en wel in het bijzonder regels 12 tot en met 19.
Aanname nieuwe cliënten
Wanneer een potentieel nieuwe cliënt contact opneemt met het kantoor, bepaalt de advocaat eerst wat er bij de cliënt speelt (zie ook artikel 4.1, tweede lid, van de Voda). Indien de advocaat constateert dat hij niet over de vereiste kennis en kunde beschikt, verwijst hij de cliënt. Indien hij wel over de vereiste kennis en kunde beschikt, zal hij een kennismakingsgesprek inplannen. Tijdens dit gesprek dient helder te worden of hij de cliënt echt kan helpen.
Bevestiging opdrachten
Toelichting:
Volgens de Dienstenrichtlijn (Richtlijn 2006/123/EG, welke in Nederland geïmplementeerd is in de artikelen 6: 230a-230e in het Burgerlijk Wetboek), moet een kantoor tijdig, dus voor sluiting van de schriftelijke overeenkomst, zoals getekende opdrachtbevestiging of raamwerkovereenkomst, of verrichting van de dienst, informatie over de dienst verstrekken. Deze informatie moet correct, helder en ondubbelzinnig zijn.
Wanneer tijdens het intakegesprek overeenstemming met de cliënt is bereikt over de opdracht, wordt een schriftelijke opdrachtbevestiging aan de cliënt toegezonden. Een kopie van de opdrachtbevestiging wordt toegevoegd aan het dossier.
De opdrachtbevestiging bevat in ieder geval de volgende gegevens:
- Persoonsgegevens van de cliënt;
- Een omschrijving van de zaak en een plan van aanpak of een aanzet daartoe;
- Vermelding van de naam van de advocaat;
- De financiële consequenties;
- Een korte omschrijving van de te verrichten werkzaamheden;
- Van toepassing verklaring van de kantoorklachtenregeling;
- De van toepassing zijnde algemene voorwaarden;
- De toepassing van het kantoorhandboek;
Contactmomenten
Tijdens het intakegesprek met een nieuwe cliënt geeft de advocaat duidelijk aan wanneer hij contact met de cliënt opneemt. De advocaat voorziet zijn cliënt, gevraagd en ongevraagd, tijdig van alle voor hem belangrijke informatie. De cliënt kan telefonisch contact opnemen met de advocaat, maar het verdient de voorkeur om dat per email te doen.
De cliënt wordt van alle handelingen en ontwikkelingen in een zaak op de hoogte gehouden. Ook wanneer een zaak voor langere tijd wordt waargenomen door een andere advocaat wordt de cliënt hiervan op de hoogte gesteld. De cliënt dient voldoende tijd te krijgen om de stukken goed te keuren.
Correspondentie met cliënten en relaties vindt zoveel mogelijk schriftelijk plaats op briefpapier van kantoor of per e-mail.
De voortgang van een zaak wordt schriftelijk gedocumenteerd in het dossier. Alle handelingen en contactmomenten worden vastgelegd. Ook worden kopieën van brieven en andere schriftelijke gegevens aan het dossier toegevoegd. Zo ook e-mails. Het dossier zal na de financiële afhandeling opgeschoond en vervolgens in het archief geplaatst worden.
De financiële consequenties (uurtarief, eventueel bijkomende kosten. Komt de cliënt bijvoorbeeld in aanmerking voor toevoeging? In dit geval dient gebruik te worden gemaakt van de formulieren en modellen zoals opgenomen op de website van de Raad voor Rechtsbijstand (www.rvr.org > Mijn RvR);
- De manier van communiceren (telefoon, post, e-mail);
- De bereikbaarheid van de advocaat.
Bij elk intakegesprek wordt nagegaan wat voor soort dienst de cliënt vraagt en of de Wwft van toepassing is (zie hiervoor de beschrijving hierboven bij het onderdeel Wwft).
NB Het eerste verkennende (of intake-)gesprek dat de advocaat met de cliënt voert vóór aanvang van de dienst is vrijgesteld van de verplichtingen uit de Wwft.
Financiële aspecten: commercieel en Pro Deo
Commercieel tarief:
Mr M. de Bluts maakt zo nauwkeurig mogelijk een inschatting van de kosten, zodat voor de cliënt duidelijk is welke kosten hij kan verwachten. Dat betreft het honorarium, maar ook de bijkomende kosten, zoals griffierrecht en kosten van derden. Ook wordt besproken de mogelijke uitspraken van de rechter met betrekking tot de proceskosten en de in deze zaak te verwachten uitkomst.
Ook wordt besproken de wijze en frequentie van declareren; Of en wanneer gebruik gemaakt wordt van voorschotten en op welke wijze deze voorschotten verrekend worden. De advocaat kan met de cliënt afspreken om het aantal te declareren uren vooraf te begroten en dit bedrag na afloop van de procedure te verrekenen;
Het kantoor hanteert ook algemene voorwaarden. Deze staat ook op de website en zijn op alle opdrachten van toepassing,
Pro Deo/Raad voor rechtsbijstand
Gedurende het kennismakingsgesprek wordt duidelijk om wat voor zaak het voor de cliënt gaat. Op basis van de verkregen informatie bepaalt de advocaat welk uurtarief wordt gehanteerd.
Wanneer de cliënt in aanmerking komt voor speciale tarieven of gefinancierde rechtsbijstand worden de kosten toegelicht door de advocaat, in het bijzonder de hoogte van de eigen bijdrage. Informatie staat op de website van de Raad voor rechtsbijstand, info@rvr.org en elders op deze website.
Indien gaandeweg blijkt dat bij de cliënt onduidelijkheid bestaat over de financiële aspecten verschaft de advocaat zo spoedig mogelijk helderheid.
De advocaat communiceert op basis van de informatie die naar voren komt tijdens het intakegesprek. Bij het behandelen van de financiële consequenties geeft hij onderstaande punten duidelijk aan.
Klachtenregeling
Bij dit onderdeel kan ook worden verwezen naar de kantoorklachtenregeling. Deze is op de website bijgevoegd.
H) Belangenverstrengeling
Bij binnenkomst van een nieuwe zaak controleert de advocaat of er sprake is van een tegenstrijdig belang. Indien een tegenstrijdig belang wordt geconstateerd door de advocaat brengt hij de cliënt daarvan op de hoogte en behandelt de zaak niet.
Indien tijdens de behandeling van de zaak blijkt dat er sprake is van een tegenstrijdig belang, wordt door de advocaat contact opgenomen met de cliënt en informeert hij hem hierover. Dit gebeurt schriftelijk. Daarnaast wordt de opdracht gestaakt. In beginsel zal de cliënt met de meeste anciënniteit voorrang verdienen boven de cliënt met de minste anciënniteit. De advocaat zal, indien hij de behandeling moet staken, de cliënt helpen met het vinden van een nieuwe advocaat. De cliënt wordt enkel een neutrale mededeling gedaan dat ten gevolge van een mogelijk tegenstrijdig belang de zaak niet in behandeling genomen kan worden. Met het oog op de geheimhoudingsplicht mag hierover geen inhoudelijke mededeling worden gedaan. In het kader van eventuele belangenverstrengeling zoals bedoeld in de gedragsregels, wordt er een administratie van oud-cliënten bijgehouden, voor statistische doeleinden en ‘niet langer dan noodzakelijk’. Dit laatste ziet met name op de praktijkuitoefening van het kantoor uit welke hoofde die betreffende persoonsgegevens zijn verzameld. Dataminimalisatie is de basis, dus worden geen volledige dossiers bewaard, maar alleen die gegevens die noodzakelijk zijn voor een check.